POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE KMEDIA.CO

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la Empresa Kmedia., en cumplimiento a las disposiciones en la Constitución Nacional, artículo 15, en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, garantizando los mecanismos generales adecuados para la protección de datos personales, recolectados, con el fin de permitir a sus titulares el ejercicio del derecho de Habeas Data, para conocimiento del público general y de todas los titulares de los datos personales que posea o llegase a poseer kmedia.co. se ha dispuesto publicar esta política en la página web de la organización www.kmedia.co 

1- Responsable: 

Kmedia.co, es una persona jurídica de derecho privado, constituida legalmente, cuyos datos de contacto son los siguientes:

Dirección: Calle 58 #3D-41 Piso 2 Bogotá, Colombia

Correo electrónico: principal@kmedia.co

Teléfono: (1) 702 2000

2- Definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; (Ley 1581/12).
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; (Ley 1581/12).
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; (Ley 1581/12).
d) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. (Decreto 1377 /2013).
e) Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
f) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; (Ley 1581/12)
g) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; (Ley 1581/12).
h) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; (Ley 1581/12).
i) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. (Ley 1581/12).
j) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. (Decreto1377 de 2013).

3- Principios para el Tratamiento de datos personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: (Ley 1581/12 art 4)
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente Ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen; 
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; 
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; 
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; 
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; 
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley; 
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente Ley y en los términos de la misma.  

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Si el Sistema de Tratamiento de Datos Personales no ha logrado su máximo alcance o se genera nuevos tratamientos de datos personales que no hubiesen sido incluidos inicialmente, se entenderá que el documento mediante el cual una persona suministra información de datos personales es la autorización para ejecutar el tratamiento y en tal caso, esa, será la limitación del tratamiento que pueda dársele siendo prohibido cualquier fin diferente al que se propuso como objetivo de dicha fuente documental.

4. Contenido de las bases de datos 

En las bases de datos Kmedia, almacena la información general como nombre completo, número y tipo de identificación, género y en algunas ocasiones datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil), en general se trata de datos necesarios para la celebración de un contrato de servicios, que es la actividad que desarrolla Kmedia, conforme a su objeto social principal. 

Con base a esto y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, Kmedia, puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos, tipo de sangre, entre otros). 

Adicionalmente se deberá considerar que en las bases de datos de afiliados mediante la modalidad de contrato de vinculación se incluye información financiera, contable y datos sensibles necesarios por el tipo de relación contractual que se celebra (fotografías, conformación grupo familiar, datos académicos, descripción de bienes muebles e inmuebles, domicilio principal, etc.). 

En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la Ley 1581 de 2012.

4.1. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: (Ley 1581/12 art. 10)

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; 
b) Datos de naturaleza pública; 
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. 

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la ley. 

5. Tratamiento y Finalidades de las base de datos.

5.1. Tratamiento 

La información que consta en las bases de datos de Kmedia, es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas.

La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. 

En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. 

La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida entregada a terceros países, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal. En cumplimiento de deberes legales, Kmedia, podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas, cuando así lo requieran. 

Kmedia, velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores

5.2. Finalidad del tratamiento de base de datos: Los datos personales que Kmedia, recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

1. 1. Recurso Humano: El Tratamiento de los datos se realizará para la vinculación de personal, evaluación de desempeño de funciones, retiro o terminación, de la relación jurídica con la empresa (incluye, entre otros, empleados, practicantes y aspirantes a cargos). 
   2. Ejercicio del objeto social de la empresa: Kmedia, tendrá bases de datos de sus clientes y proveedores, con la finalidad de brindar mayor eficiencia en la prestación de sus servicios, para implementación de políticas de mercadeo y comercialización.

• Cumplimiento orden legal: Kmedia  debe mantener actualizada base de datos de todos los proveedores.

• Administrativo y Contable: La empresa guardará y mantendrá información en base de datos para el cumplimiento de las obligaciones en su condición de sociedad anónima y demás funciones financieras y contables.

6. Derechos de los titulares: De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares podrán: 

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Kmedia, a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a kmedia, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por Kmedia o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la ENTIDAD o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta Ley y a la Constitución. 
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

6.1 Obligaciones de la entidad 

 La ENTIDAD deberá:

• • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. 
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado. 
  • Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley. 
  • Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte Del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; 
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

7. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

Toda, consulta, petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicaciones de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se manejan a través de, los siguientes medios:

Kmedia.co

Correo electrónico: principal@kmedia.co

Dirección: Calle 51 A N° 5 – 06 Bogotá, Colombia

Línea telefónica: (1) 702 2000

8. Procedimientos

Todo procedimiento que se realice o requiera deberá contener además de la petición o solicitud, la identificación completa del peticionario, la acreditación para realizar la petición, esto es: ser el titular de los datos personales o estar autorizado formalmente para poder realizar la petición, (adjuntado el soporte de la autorización), los medios para poder emitirle respuesta tanta vía correo electrónico como física, en todo caso cuando el peticionario no es el titular de los datos personales, la petición deberá ser formulada por escrito a la dirección del domicilio principal de la sociedad y los términos solo contaran desde el momento de llegada de la petición física a la organización.

1. a) De presentación y respuestas a consultas 

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de Kmedia, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse a través del correo electrónico principal@kmedia.co.

Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, según lo regido por el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

1. b) De presentación y respuesta a quejas y reclamos

Los reclamos deberán ser formulados a través del correo electrónico principal@kmedia.co.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

9. Vigencia de la base de datos 

Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de Kmedia estarán vigentes a partir del día primero (01) de julio de 2017. La ENTIDAD se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley. 

Las bases de datos administradas por Kmedia, se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de Kmedia o una obligación contenida en un contrato entre Kmedia y Titular.

10. De manera preventiva, y aunque la participación de Fenalco Bogotá no sea directa en los procesos de tratamiento de datos personales de esta entidad, se incluye a dicha organización dentro de la presente Política de Privacidad con el fin de garantizar la transparencia, el cumplimiento de la normativa vigente y prevenir cualquier inconveniente derivado del uso, manejo o intercambio de la información personal.